一、歸檔制度

（一）根據(jù)國家、衛(wèi)生部、醫(yī)科院有關(guān)規(guī)定，本院檔案屬于本單位國有資

檔案管理制度

產(chǎn).凡屬歸檔范圍的文件材料，必須按有關(guān)規(guī)定向本單位負(fù)責(zé)檔案工作的部門移

交，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔；

（二）院辦檔案室集中統(tǒng)一保管文書檔案、基建檔案.凡具有歸檔保存價(jià)

值的文件材料,院各部門應(yīng)在每年六月份之前將前一年的檔案移交到院辦檔案

室；

（三）歸檔要求

根據(jù)國家檔案局、衛(wèi)生部、醫(yī)科院的有關(guān)規(guī)定，文書處理部門或業(yè)務(wù)部門

向檔案室移交歸檔文件時(shí)必須遵循如下規(guī)定：

1、歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整。確保應(yīng)歸檔的文件材料齊全、完整、準(zhǔn)

確，達(dá)到三率要求(歸檔率100％、完整率100％、準(zhǔn)確率100％)；

2、凡是歸檔的文件材料（合同書、協(xié)議書)都必須是正文原文，不得出現(xiàn)

圓珠筆或鉛筆字，一律用藍(lán)黑或黑鋼筆書寫，字跡要求工整、清晰。文件和

電報(bào)按其內(nèi)容的聯(lián)系，應(yīng)合并整理、立卷；

3、歸檔的文件材料，必須保持它們之間的歷史聯(lián)系,區(qū)分不同價(jià)值，便于

保管和利用。一般情況下，檔案部門不接收未經(jīng)整理的零散文件。對不符合要求

者，檔案部門有權(quán)退回歸檔部門，要求其重新整理；

4、履行歸檔手續(xù).歸檔文件交接檢查無誤后，即可辦理具體移交手續(xù)。歸

檔文件移交目錄（清單)一式倆份，寫明歸檔文件的總數(shù)、移交人、接收人、交

接時(shí)間等項(xiàng)目。歸檔部門與檔案室雙方交接清點(diǎn)無誤后，雙方均應(yīng)在移交目錄上

履行簽字手續(xù)。倆份清單，一份留存歸檔部門備查,另一份存檔案室；

5、文件材料的形成、積累、整理、立卷、歸檔工作，要作為職能、職稱以

及業(yè)務(wù)部門各項(xiàng)工作的一部分，列入年終績效考核中;

6、因工作調(diào)離醫(yī)院時(shí),調(diào)離者手中借用檔案未還或應(yīng)歸檔的文件材料尚未

歸檔的，院辦檔案室不予簽字,人事部門不給辦理調(diào)離手續(xù)。

（四）文書檔案歸檔

文書檔案預(yù)立卷工作主要由機(jī)關(guān)兼職檔案員完成。兼職檔案員負(fù)責(zé)在日常

工作中收集、整理和保管檔案材料，以保證當(dāng)年文件材料的完整系統(tǒng)。

1、預(yù)立卷工作程序：兼職檔案員在院辦檔案室的指導(dǎo)監(jiān)督下，完成歸檔；

2、預(yù)立卷基本要求:

（1）收集范圍為當(dāng)年收上一年度形成的，與部門工作相關(guān)的文件、照

片、錄音帶、錄像帶、光盤等；

（2）兼職檔案員收集整理本部門各業(yè)務(wù)人員手中的文件材料并檢查文件

材料:是否有保存價(jià)值、內(nèi)容是否齊全、有無重復(fù)材料；

(3）院級領(lǐng)導(dǎo)、機(jī)關(guān)各業(yè)務(wù)部門的工作人員外出開會帶回的文件、會議材

料，由兼職檔案員負(fù)責(zé)收集并與其它檔案材料一并移交院辦檔案室歸檔。任何

人或部門不得以任何借口私自留存檔案材料。確屬工作需要，要采取先歸檔后

借閱或復(fù)制副本;

（4）整理單位：請示與批復(fù)為一件、正件與附件為一件、轉(zhuǎn)發(fā)件與原件

為一件、獲獎(jiǎng)的上報(bào)材料與上級的批文或獲獎(jiǎng)證書的復(fù)印件為一件.批復(fù)在前，

請示在后；正件在前，附件在后;轉(zhuǎn)發(fā)件在前，原件在后；獲獎(jiǎng)的上報(bào)材料在前,

上級的批文或獲獎(jiǎng)證書的復(fù)印件在后；

（5）跨年度的請示和批復(fù)放在批復(fù)年立卷；沒有批復(fù)的，放在請示年立

卷（沒有批復(fù)的請示，要在請示上注明無批復(fù)原因）；

（6）送交到檔案室的文件材料統(tǒng)一采用A4紙。

3、在初步完成預(yù)立卷工作后，兼職檔案員通知院辦檔案室對預(yù)立卷工作進(jìn)

行檢查,檢查合格后,由兼職檔案員完成文件自然信息數(shù)據(jù)的錄入。經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)

批示同意歸檔后將預(yù)立卷材料送交到院辦檔案室；

4、兼職檔案員按照歸檔要求，對文件材料進(jìn)行處理:去釘，標(biāo)寫頁碼,填

寫歸檔文件移交清單、備考表、歸檔文件目錄。

（五）基建檔案歸檔

行政處、建管辦兼職檔案員負(fù)責(zé)收集、整理建設(shè)單位建設(shè)項(xiàng)目的管理文件.

1、由行政處、建管辦兼職檔案員，對項(xiàng)目完成單位在每項(xiàng)工程、每一階

段形成的文件進(jìn)行收集、指導(dǎo)和跟蹤管理;

2、工程竣工后，行政處、建管辦兼職檔案員參加竣工驗(yàn)收并進(jìn)行預(yù)立卷

工作，院辦檔案室工作人員對基建檔案預(yù)立卷工作進(jìn)行檢查指導(dǎo);

3、在建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后六個(gè)月內(nèi)完成檔案立卷歸檔工作。由上級部門按

基建項(xiàng)目撥款購買的設(shè)備,其設(shè)備檔案要按基建項(xiàng)目一同歸檔；

二、檔案保管制度

（一）庫存檔案必須帳物相符；

(二）檔案出庫、入庫都必須登記并履行嚴(yán)格的交接手續(xù),清點(diǎn)、簽收手

續(xù)均應(yīng)嚴(yán)格、清楚、細(xì)致、責(zé)任分明；

(三）檔案使用行為的管理與限制規(guī)定：

1、使用者不允許在使用檔案的同時(shí)吸煙、喝水、吃食物。

2、不允許在檔案上勾劃、涂抹，更不允許有撕毀剪切等破壞性行為，使用

者必須嚴(yán)格保證檔案的完好無損。

3、檔案在庫房外未被使用時(shí)，不允許長時(shí)間攤放在桌子上，應(yīng)及時(shí)放入專

用的柜子中，不準(zhǔn)擅自帶離規(guī)定的使用場所（辦公室、閱覽室)。

4、各不同的利用者未經(jīng)允許不準(zhǔn)私自交換閱覽各自所利用的檔案。

5、未經(jīng)允許不準(zhǔn)使用者擅自拍照、抄錄、復(fù)印。

6、經(jīng)過批準(zhǔn)的拍照、復(fù)印等行為應(yīng)以不損傷檔案完好的理化性狀為前提。

(四）交還檔案時(shí)，應(yīng)保持實(shí)體秩序的排列順序。

三、檔案工作保密制度

(一）檔案管理人員和利用者均應(yīng)樹立保密觀念，貫徹執(zhí)行《檔案法》和

《保密法》，共同保守檔案機(jī)密;

(二）嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)檔案的接收、發(fā)放管理規(guī)定，以及檔案的查閱、借閱、

復(fù)印制度，認(rèn)真履行登記、簽字和審批手續(xù);

（三）接待檔案的查閱、借閱和歸檔人員，一律在閱覽室內(nèi)進(jìn)行，庫房重

地未經(jīng)允許，非檔案管理人員嚴(yán)禁入內(nèi)；

(四）未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人員不得私自將檔案攜帶出閱覽室，隨意復(fù)印、摘

抄檔案，更不準(zhǔn)將檔案帶入公共場所；

（五）對已整理好的檔案要及時(shí)入庫存放，對尚未整理的文件、材料要及

時(shí)放入保密柜中。辦公現(xiàn)場無人時(shí)，不得有任何秘級文件、資料放置桌面;

（六)凡屬密級的檔案必須在有關(guān)欄目注明密級字樣。對機(jī)密級以上檔案

（含電子版）及國家重點(diǎn)工程項(xiàng)目應(yīng)設(shè)專人專柜保管；

（七）凡涉及檔案機(jī)密的人員，不準(zhǔn)在家庭、子女及無關(guān)人員面前談?wù)撚?/p>

關(guān)檔案機(jī)密內(nèi)容，不得在普通電話、明碼電報(bào)和私人通信中暴露檔案機(jī)密;

（八)利用者對所借檔案文件、技術(shù)圖紙等必須妥善保管，及時(shí)歸還，不

得轉(zhuǎn)借他人,不準(zhǔn)攜帶公出、探親訪友、出入公共場所；

（九）各房間、保密柜鑰匙必須妥善保管，發(fā)現(xiàn)丟失要及時(shí)匯報(bào),認(rèn)真處

理，并采取有效防范措施;

（十）發(fā)生失密、泄密和檔案被盜事件時(shí)，要立即報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)、保密或

保衛(wèi)部門，當(dāng)事者要寫出書面報(bào)告。對違反保密規(guī)定、造成失泄密和被盜密者,

應(yīng)按其性質(zhì)及情節(jié)給予嚴(yán)肅處理.

四、檔案鑒定制度

（一）初步鑒定。預(yù)立卷時(shí)，對所有文件材料進(jìn)行價(jià)值鑒定，確定去留范

圍;

（二）歸檔鑒定。立卷時(shí),根據(jù)各類檔案的《保管期限表》進(jìn)行鑒定和甄別

文件的保存價(jià)值，確定保管期限；

（三）銷毀鑒定。鑒定小組定期對超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定,確定并提

出檔案的存毀意見；

（四)對要銷毀的檔案進(jìn)行登記，編制“檔案銷毀清冊”、“檔案銷毀目錄”，

作為日后查考銷毀檔案材料的憑據(jù)；

（五)銷毀檔案時(shí)，應(yīng)有人監(jiān)銷.對批準(zhǔn)銷毀的檔案,不準(zhǔn)出賣給廢品回收站

或留作它用。銷毀檔案后，應(yīng)在“檔案銷毀清冊”上注明“已銷毀”和銷毀檔案日期,

并由監(jiān)銷人簽名蓋章.

五、檔案借閱制度

（一）院辦公室檔案室保存的文書檔案、基建檔案主要服務(wù)于本院醫(yī)療、

科研、管理等工作需要;

（二）原則上本單位各業(yè)務(wù)部門只能借閱本部門立卷歸檔的案卷并按標(biāo)準(zhǔn)

辦理借閱手續(xù)。借閱本部門檔案,需取得本部門負(fù)責(zé)人同意；需要借閱其他部門

檔案時(shí),需取得本部門負(fù)責(zé)人及歸檔部門負(fù)責(zé)人同意后，方可調(diào)檔；

（三）外單位來人查閱本單位檔案,需持單位介紹信并經(jīng)單位有關(guān)部門領(lǐng)

導(dǎo)簽字批準(zhǔn),方可查閱，不得抄錄或借出；

（四）機(jī)密、秘密、絕密檔案借閱一律按照《檔案安全保密標(biāo)準(zhǔn)》中的要

求辦理；

(五）查閱各門類檔案應(yīng)在閱覽室內(nèi)進(jìn)行，不準(zhǔn)污損、劃道、涂改、折卷、

裁剪、抽換、拍照、撕毀等。特殊情況需借出的，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，但借出

時(shí)間不得超過一個(gè)月，不得轉(zhuǎn)借他人。需繼續(xù)使用者要辦續(xù)借手續(xù),確保檔案的

完整與安全；

(六）珍貴的實(shí)物檔案、重要的照片、底片、縮微膠片等檔案一律不借出；

(七)凡私自抄錄、拍攝、描繪、拆散、刪刮、撕毀檔案等行為者嚴(yán)格按

照國家《檔案法》、《保密法》予以追究現(xiàn)行法律責(zé)任。

六、檔案利用制度

（一)本單位檔案僅限于本單位及本系統(tǒng)工作人員利用。凡查借閱檔案，

必須履行登記手續(xù)，填寫查借閱登記表和利用效果登記表，并將利用結(jié)果及時(shí)

向檔案室反饋，任何人不得例外；

(二)外單位來查閱檔案資料的人員,必須持有單位介紹信，檢驗(yàn)查閱人員

的身份和問清查閱的目的、范圍,經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱；

（三）查閱檔案人員應(yīng)在閱覽室內(nèi)查詢,并保持安靜、衛(wèi)生，不得在室內(nèi)

吸煙、喝水，以防損壞檔案;

（四）查閱秘密文件必須履行審批手續(xù)，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定;（五）

借出檔案時(shí)間一般不超過一個(gè)月，延長時(shí)間需辦理續(xù)借手續(xù)；

（六）借閱者應(yīng)維護(hù)檔案的完整與安全，不得在檔案上亂寫亂畫，不得轉(zhuǎn)

借和影印、復(fù)制、拆換、涂改及污損,違者必究；

（七）借閱檔案歸還時(shí)，檔案管理人員要認(rèn)真清點(diǎn)，仔細(xì)檢查，并做好歸

還記錄。借閱檔案未還人員若要長期離崗必須在離崗前，將所借檔案全部歸

還，以利保管和利用;

（八）凡遇節(jié)假日特殊情況，檔案室有權(quán)隨時(shí)收回借出的檔案、材料，以

利安全保密等工作;

（九）凡在借閱檔案過程中，造成案卷散失,污損或不歸還者,應(yīng)按《檔案

法》及有關(guān)規(guī)定嚴(yán)肅處理；

（十）復(fù)制、抄錄檔案資料，要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，抄錄復(fù)制的檔案由檔案員核

對無誤，加蓋公章,方可有效。

七、檔案銷毀制度

（一）定期復(fù)審檔案的保管價(jià)值。檔案保管期滿,要組織鑒定小組對其進(jìn)行

鑒定，經(jīng)鑒定后無繼續(xù)保存價(jià)值的，應(yīng)予銷毀；

（二）凡是銷毀檔案，必須經(jīng)鑒定委員會批準(zhǔn)，并編制銷毀清冊，寫出書

面報(bào)告。已經(jīng)批準(zhǔn)擬銷毀的檔案，必須逐年、逐卷、逐件進(jìn)行登記；

（三）檔案銷毀要嚴(yán)格執(zhí)行保密制度,必須指派兩人以上監(jiān)銷，嚴(yán)格將檔案

資料做廢品出售，需用專人送往指定地點(diǎn)銷毀；

（四）銷毀檔案后，應(yīng)在“銷毀檔案清冊”上注明“已銷毀"和銷毀檔案日

期，并由監(jiān)銷人簽名蓋章。

八、檔案統(tǒng)計(jì)制度

（一）檔案統(tǒng)計(jì)要符合《中華人民共和國統(tǒng)計(jì)法》及其他有關(guān)法規(guī)、規(guī)章

要求;

（二）檔案統(tǒng)計(jì)包括登記和統(tǒng)計(jì)兩個(gè)部分，檔案室要建立檔案工作統(tǒng)計(jì)臺

賬，檔案人員要認(rèn)真細(xì)致地做好檔案收進(jìn)、移除、整理、鑒定、銷毀、搶救、

清理、報(bào)關(guān)的數(shù)量、狀況及結(jié)構(gòu)的登記和統(tǒng)計(jì),還要做好檔案檢索，編研和利用

情況的登記和統(tǒng)計(jì)；

（三）統(tǒng)計(jì)數(shù)字要準(zhǔn)確無誤,情況要真實(shí)，結(jié)論要正確，各項(xiàng)數(shù)字一律用阿

拉伯?dāng)?shù)字書寫，字跡工整、清楚、不得潦草和模糊；

（四）及時(shí)、準(zhǔn)確向檔案行政管理部門填寫單位檔案工作統(tǒng)計(jì)年報(bào)及其他

檔案統(tǒng)計(jì)表，統(tǒng)計(jì)表要由領(lǐng)導(dǎo)簽字蓋章后上報(bào)或歸檔;

（五）定期對檔案統(tǒng)計(jì)資料進(jìn)行歸納整理,定期對統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行必要的綜

合、分析和研究，從而及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，糾正錯(cuò)誤，更好地認(rèn)識和了解檔案管理

的現(xiàn)狀,掌握發(fā)展規(guī)律、提高管理水平。

九、檔案庫房保管制度

（一）院辦檔案室工作人員要嚴(yán)格遵守安全、保密規(guī)章制度,堅(jiān)守工作崗

位，切實(shí)管理好全部檔案，不經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),不準(zhǔn)私自委托他人代行職務(wù)。

（二）進(jìn)出庫制度

1、檔案庫房只允許檔案工作人員進(jìn)入，非檔案工作人員原則上不允許進(jìn)入

檔案庫房。如工作確實(shí)需要非檔案工作人員進(jìn)入庫防時(shí)（如維修庫房及其

設(shè)備等),則必須有檔案工作人員陪同并始終相伴；

2、庫房內(nèi)不允許從事與庫房管理工作無關(guān)的其他活動(dòng)，不允許在庫房中吸

煙、喝酒、吃東西；

3、庫房中無人時(shí)必須關(guān)燈、關(guān)窗、庫房門上鎖，等等.

(三）庫房溫濕度控制

1、使用去濕機(jī)、空調(diào)設(shè)備調(diào)節(jié)庫房溫濕度；

2、檔案庫房溫度標(biāo)準(zhǔn)為14℃-24℃，相對濕度標(biāo)準(zhǔn)為45％—60％,在規(guī)定

范圍內(nèi)溫、濕度每晝夜波動(dòng)幅度：溫度±2℃，相對濕度±5%。

（四）切實(shí)做好檔案“八防"（即防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、

防塵、防盜）工作，確保檔案安全.

1、防火—--必須按消防規(guī)定在庫房中配備性能良好、數(shù)量足夠的消火器

材；

2、防水—--庫房所處地址不能過低，庫房內(nèi)及附近不能有水源，庫房選址

應(yīng)遠(yuǎn)離易發(fā)洪水的地點(diǎn)，位于較有利的防洪地段;

3、防霉、防蟲、防潮-——對檔案文件進(jìn)行定期檢查并放置防霉、防蟲藥

品；

4、防光—-—庫房盡可能全封閉(即無窗）,盡量遮蔽戶外日光中的紫外線

照射。照明燈具應(yīng)使用白熾燈并加白燈罩，不允許使用日光燈(熒光

燈）作為庫房照明燈具；

5、防塵-—-要求裝具的封閉性好，并須對庫房及裝具等定期進(jìn)行清掃擦

拭，保持清潔；

（五）檔案人員離開檔案庫房時(shí),要關(guān)好門窗、關(guān)閉電源、確保檔案安全；

（六）檔案裝具排列整齊，經(jīng)常清掃庫房，使之保持干凈、清潔、避免灰

塵對檔案的侵蝕；

（七）嚴(yán)禁在庫房內(nèi)吸煙以及存放易燃、易爆等物品;

（八）每年年末對庫房檔案的數(shù)量、質(zhì)量利用率等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)并將統(tǒng)計(jì)

結(jié)果匯總上報(bào)到上級檔案部門。